Google+

  • Wiele mieszkań
  • Duża powierzchnia
  • Doskonałe warunki
Smaller Default Larger

RODO

RODOZasady Przetwarzania Danych Osobowych

w Spółdzielni Mieszkaniowej

„Nowy Bieżanów”

 

    Ochrona danych osobowych – RODO.

      Szanowni Państwo,

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejsze Zasady służą poinformowaniu członków Spółdzielni, klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Co to oznacza dla naszej Spółdzielni?

SM „Nowy Bieżanów” jest zobowiązania do dostosowania swoich zasad, procedur – regulaminów w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.

Bezpieczeństwo danych jest rozumiane jako zapewnienie:

  • Poufności – dane nie są dostępne dla osób nieupoważnionych
  • Dostępności – dane są dostępne i użyteczne na żądanie osób upoważnionych
  • Integralności danych i systemów, w których dane są przetwarzane – dane nie są zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany. 

 Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa Danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Nowy Bieżanów” z siedzibą w Krakowie przy ul. Mała Góra 6 (www.smbiezanow.pl/).

Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie przesyłając stosowny wniosek  na adres siedziby Spółdzielni.

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Inspektor Ochrony Danych

Osoba nadzorująca z upoważnienia ADO przestrzeganie stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych w sposób odpowiedni do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod elektronicznym adresem:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie na adres siedziby Spółdzielni.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy dane osobowe w następujących procesach:

v  Dane osobowe członków Spółdzielni

Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzamy w celu realizacji celów statutowych.

Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.

v  Dane osobowe mieszkańców

Dane właściciele lokali przetwarzamy celem obsługi nieruchomości. Dane mieszkańców przetwarzamy na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.

v  Dane osobowe najemców i dzierżawców

Dane osób wynajmujących/dzierżawiących lokale, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzamy celem realizacji umów najmu i dzierżawy. Dane te podlegają utylizacji po przedawnieniu roszczeń z tytułu umowy najmu/dzierżawy. W przypadku braku roszczeń po 5 latach od wygaśnięcia umowy.Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).

v  Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym

Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi spółdzielnia na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego spółdzielnia podpisze umowę przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Natomiast dane zawarte w ofertach, które nie zostały wyłonione w drodze przetargu niszczymy po 3 latach.

Dane te przetwarzamy na podstawie, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b).

v  Dane osobowe dłużników

Dane osób zalegających z opłatami wobec spółdzielni przetwarzamy na postawie przepisów RODO realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, w celu windykacji należności Dane te przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń.

v  Dane uczestników zajęć w ramach działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej

Dane te przetwarzamy na podstawie zgody uczestników, a w przypadku dzieci - ich opiekuna/opiekunów prawnych w celu prowadzenia przez Spółdzielnię statutowej działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej, a w szczególności prowadzenia zajęć edukacyjnych i kulturalnych oraz organizacji imprez i wyjść okolicznościowych.

v  Dane dotyczące usterek i awarii

Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. d).w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców.

v  Dane korespondencyjne

Dane dotyczące korespondencji przychodzącej i wychodzącej przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony cel. Spółdzielnia przechowuje te dane przez 5 lat.

v  Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.

Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodą i przetwarzamy jest przez czas prowadzenia rekrutacji. Niemniej w sytuacji kiedy wyrażacie Państwo zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji możemy je zatrzymać na 5 lat.

v  Identyfikatory parkingowe

Identyfikatory parkingowe są wydawane na pisemny wniosek mieszkańca. Dane podane we wniosku przetwarzamy za zgodą wnioskodawcy celem wydania identyfikatora. Wszelkie informacje związane z realizacją tego zadania będą przetwarzane przez okres posiadania identyfikatora.

v  Monitoring

Dane pochodzące z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu ochrony osób i mienia(RODO  art. 6 ust.1 lit. f)., uważając to za swój usprawiedliwiony cel.

Wszystkie zbierane w ten sposób dane przechowywane są przez okres maksymalnie jednego miesiąca. Gwarantujemy Państwu, że nagrania te nie będą przekazywane żadnym innymodbiorcom oraz nie są udostępnione dla pracowników, za wyjątkiem organów państwowych isamorządowych, w tym w szczególności Policji, Prokuraturze, Straży Miejskiej.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

v  Rozmowy telefoniczne

Dane z zarejestrowanych połączeń przetwarzamy na podstawie RODO art. 6 ust.1 lit. f - w celu  bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta w Spółdzielni Mieszkaniowej „Nowy Bieżanów”, przez okres nieprzekraczający 3- miesięcy chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku, okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).

v   Korespondencja

Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. c) w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją.

v  Dane ogłoszeniodawców

Dane te przetwarzamy na podstawie umowy zawartej z emitentem ogłoszenia, RODO ( art. 6 ust.1 lit. b) -  w celu emisji ogłoszeń za pośrednictwem kanału informacyjnego.

v  Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatów do pracy

Dane te przetwarzamy na podstawie Kodeksu Pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 917) -w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dane dotyczące kandydatów do pracy przetwarzamy na podstawie wyrażonej zgody.

Państwa dane osobowe są przetwarzane przez Spółdzielnię przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub okresu obowiązywania umowy.

Ponadto ww. dane osobowe będą przechowywane ze względu na:

Ø  obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych – przez czas ich trwania,

Ø  bezpieczeństwa prawnego – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Ø  podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne,

Ø  podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

v  dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,

v  modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;

v  całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,

v  niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;

v  wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);

v  przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowanie należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą którego możecie Państwo wstąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek jest załączony w dolnej części tekstu.

Uzupełniony wniosek możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany będzie indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji co do możliwości przeniesienia.

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadzamy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i  zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszej informacji..

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Dodatkowe Informacje

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejsze zasady stanowią wyciąg z Regulaminu Ochrony Danych Osobowych, który obowiązuje od dnia 30 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian ww. Regulaminie ODO, zawsze w celu poprawy jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

Regulamin ODO został zatwierdzony przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Nowy Bieżanów” – Uchwałą nr 17.3/05/2018 z dnia 30 maja 2018 roku.

 

Pliki do pobrania ( format pdf ).

Wniosek osoby fizycznej o realizację prawa.